Regras do Outlook – Será que sabe realmente enviar um email profissional?

• 11 Julho 2018
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O email continua a ser uma das formas de comunicação mais privilegiada, devido à sua rapidez e eficiência, no entanto, embora seja utlizado nas mais diversas situações, muitas vezes é necessário utiliza-lo através de uma abordagem mais formal (ou seja, é necessário enviar um email profissional).

Seja por motivos profissionais, ou porque a relação com o interlocutor assim o exige, optar por uma postura formal pode ser determinante.

De forma a ajudá-lo a escrever este tipo de correspondência sem qualquer erro, reunimos diversos exemplos de um email formal, que poderá utilizar como base de escrita para os seus emails.

Dicas para criar um bom email profissional

Qualquer pessoa que tenha um negócio, ou que aspire a tê-lo, tem que a curto prazo escrever vários emails profissionais. Contudo, para quem nunca o fez (ou mesmo para quem o faz à demasiado tempo) pode haver uma necessidade de relembrar alguns pontos.

Tenha em mente que escrever um email formal, é algo relativamente simples, mas que pode gerar algum nervosismo para quem não está habituado a fazê-lo. É importante saber que existem algumas “regras do Outlook” que deverá seguir para que tudo fique perfeito.

1 – Endereço de email

Se o seu email é do tempo do MIRC e é algo do género Gatxinhuuu69@… Pense seriamente em criar um novo email para quando tem de qualquer tipo de email formal a um cliente ou fornecedor.

É importante ter isso em conta, pois não é de “bom tom” que utilize endereços de email exóticos (com muitos caracteres especiais, números, clubes de futebol, personagens de filmes ou BD…). O email deve ser o mail simples possível e conter apenas o seu nome (ou as iniciais do mesmo) e uma data (no máximo).

No caso de já ter a sua empresa criada, é importante que tenha 2 contas de email distintas, sendo uma o email geral e outra com o seu nome (por exemplo: geral @celerbit.pt e seunome@celerbit.pt).

2 – Saudação

Dizem as regras de etiqueta do email profissional, que deve utilizar uma saudação adequada, e dirigir-se ao destinatário utilizando o respetivo título (Por exemplo: Boa tarde, Eng. XPTO ou Bom dia, Dra. XPTO).

Se for necessária alguma apresentação da sua parte, faça-o logo no primeiro paragrafo do email. Desta forma, explica logo à partida quem é e qual o motivo de estar a enviar aquele email.

3 – Tamanho

Emails longos são pouco apreciados pela grande maioria dos destinatários. Assim sendo, um email profissional deve ser curto, mas conciso, respeitando as regras padrão deste tipo de comunicação (ou seja, tente não divagar e ir direto ao assunto sem grandes rodeios).

Idealmente o email deve ter no máximo 5 parágrafos de 3 ou 4 linhas (máximo).

4 – Revisão

Antes de enviar um mail, é importante que verifique se existem erros ortográficos (nunca deve enviar um email formal sem o ler antes, evitando assim erros desnecessários) ou gralhas comuns da escrita.

Depois de rever tudo, despeça-se de forma cordial.

Como vê, enviar um email profissional não é assim tão complicado como possa inicialmente parecer, por isso, siga sempre estas 4 regras do Outlook para escrever um email que impressione os seus destinatários.