Dicas para aumentar a produtividade com o Outlook

Dicas para aumentar a produtividade com o Outlook

O Outlook é, de longe, a melhor maneira de gerir os e-mails no seu computador no local de trabalho, facilitando assim a vida e a gestão de milhares de colaboradores.

 

Uma vez que o e-mail pode ocupar grande parte do seu tempo de trabalho, torna-se crucial a otimização da utilização do Outlook.

 

Hoje iremos deixar-lhe algumas dicas que o vão ajudar a aumentar a sua produtividade ao utilizar o gestor de e-mails da Microsoft.

 

Como aumentar a sua produtividade com o Outlook

 

Tal como acontece com os atalhos do computador (quem nunca utilizou o Ctrl C / Ctrl V para copiar e colar alguma ligação?) o Outlook tem também alguns atalhos disponível que o vão ajudar a otimizar a sua utilização.

 

Existem atalhos para qualquer ação que deseje efetuar no neste gestor de emails da Microsoft. No entanto, conhecer os atalhos para as funções mais comuns e populares pode salvar-lhe bastante tempo.

 

Os principais são os seguintes:

Criar Nova Mensagem: Ctrl + N
Enviar a Mensagem: Ctrl + ENTER
Responder a Mensagem: Ctrl + R
Reencaminhar a Mensagem: Ctrl + F
Marcar Mensagem como não lida: Ctrl + Q
Imprimir Mensagem: Ctrl + P

 

Caso não tenha conhecimento, o Outlook (2010 para a frente) possui uma característica chamada Passos Rápidos.

 

Essa característica tal como o nome indica, permite ao utilizador realizar tarefas rapidamente, otimizando o tempo de resposta ou procura de um determinado email.

 

Saiba ainda que é possível criar um passo rápido para qualquer necessidade que se adeque ao utilizador.

 

Por exemplo, se tem por hábito arquivar um e-mail depois de responder, porque não começar a utilizar os passos rápidos de forma a poupar tempo?

 

A verdade é que todos nós utilizamos o Outlook com imensa frequência, e por vezes andamos à guerra com pequenas questões que levam muito mais tempo do que seria necessário.

 

Aproveite estas dicas e vai ver que irá poupar imenso tempo.